CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO – Colombiactiva

CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO COLOMBIA ACTIVA

PRESENTACIÓN

Colombia Activa en busca de implementar mecanismos de gestión que favorezcan el cumplimiento de su misión y mejorar la calidad en todos los frentes, presenta su Código de Buen Gobierno el cual contiene las políticas que expresan los comportamientos y conductas que deben reflejar los distintos actores y órganos institucionales en sus actuaciones cotidianas. Por lo anterior, estas normas complementan lo establecido en los estatutos y disposiciones legales aplicables al interior de la Empresa.

OBJETIVO DEL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO Proporcionar las herramientas necesarias para el desarrollo de una gestión transparente y eficiente, mediante la autorregulación para el cumplimiento de nuestra misión.

ALCANCE DEL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO El Código de Buen Gobierno rige para todos los directivos, empleados y contratistas, que hacen parte de nuestra empresa y proyectos.

QUIENES SOMOS:

Somos una empresa organizadora de eventos, congresos y convenciones, especialista en la planificación, diseño y gestión de experiencias MICE nacionales e internacionales. Ofrecemos soluciones integrales que abarcan desde la conceptualización creativa y la producción técnica, hasta la operación logística, coordinación de proveedores, gestión de patrocinios y atención al detalle en cada fase del evento.

Nos mantenemos siempre a la vanguardia en la implementación de nuevas soluciones, tecnologías y experiencias inmersivas, incorporando herramientas de neuromarketing, engagement, gamificación y storytelling que potencian el impacto de cada encuentro. Además, integramos iluminación, sonido, aromas, escenografías sensoriales y activaciones digitales para generar emociones positivas y conexiones de valor que trascienden el momento.

Código de Ética COLOMBIA ACTIVA

PRESENTACIÓN

El Código de Ética de COLOMBIA ACTIVA integra las normas que rigen nuestro trabajo diario, enmarca el actuar de cada uno de nosotros en sus áreas de trabajo. Los invitamos a tener presente cada una de estas normas.

Los principios, normas y valores, son el marco de referencia con el que determinamos si una acción es correcta y son el soporte ético de nuestra conducta.

Tomando en cuenta lo anterior, el Código de Ética significa el compromiso de cada uno de nosotros por vivir y hacer vivir los lineamientos que determinan la forma en que debemos proceder.

OBJETIVOS DEL CÓDIGO DE ÉTICA

Compromiso de Colombia Activa por mantener los más altos niveles éticos en el desempeño de quienes la integran.

El Código reconoce y armoniza los principios morales, las Leyes de nuestro país, la normatividad aplicable a nuestra Compañía, y se difunde con el propósito de que todos quienes colaboramos en Colombia Activa, estamos comprometidos con una conducta ética ejemplar.

NUESTROS VALORES

Nuestros Valores son el fundamento de nuestra Misión.

Equidad
Respeto
Honestidad
Integridad
Compañerismo
Responsabilidad Social
Responsabilidad Ambiental
Eficiencia en el trabajo

Nuestra Misión

Prestar con la más alta calidad nuestros servicios de organización de Eventos, Congresos y Convenciones, integrando altas dosis de ingenio y creatividad. Manteniéndonos a la vanguardia para la implementación de nuevas tecnologías y estrategias de marketing.

Nuestra Visión

Consolidar y mantener el liderazgo de nuestra Empresa en el mercado, integrando los objetivos de sus clientes, personal, proveedores y accionistas.

En la empresa orientamos todas nuestras actividades hacia el cumplimiento de los principios de:

Cumplimiento
Transparencia
Servicio al Cliente
Calidad de nuestros servicios
Desarrollo de nuestros mercados

NUESTROS CÓDIGO DE CONDUCTA

Normas Establecidas: Toda actividad personal debe realizarse con apego a las normas, leyes, reglamentos y políticas vigentes.
Calidad de Nuestros Productos y Servicios. Nuestra Empresa garantiza que los productos y servicios que ofrecemos cumplen al 100% los estándares para brindar la mejor calidad posible.
Actuar: Nuestro actuar debe reflejar el optimismo y entusiasmo por hacer bien nuestro trabajo. Ser positivo ayuda a crear un ambiente adecuado en nuestras relaciones.
Trabajo en equipo: Quienes actúan dentro de la Empresa son personas que tienen como común denominador el que comparten las preocupaciones y objetivos laborales de un actuar y crecer en equipo. Los directivos en la Empresa son los máximos representantes de nuestros Valores Corporativos y son quienes deben, ante todo, respetar, promover y vigilar que su actuar y el de quienes forman su equipo de trabajo se apeguen a los más altos conceptos éticos. Los líderes y coordinadores son el personal con mando y autoridad, quien debe dar orientación al trabajo, delegar con responsabilidad y aprovechar las ventajas del trabajo en equipo. Son responsables de vigilar la existencia de un adecuado ambiente de trabajo, de promover el desarrollo personal, a fin de que sus subordinados logren su más alto nivel de desempeño. Los colaboradores son quienes ejecutan y concretan los objetivos de la Empresa, se encuentran bajo la guía y orientación de un jefe, y comprenden la necesidad y trascendencia de actuar y crecer en equipo. El equipo Comercial son quienes traen los negocios a la empresa ofreciendo un trato amable y un servicio ejemplar, brindando la información que nuestros clientes requieran y soliciten.
Administración y Finanzas: La eficiencia que deseamos en la Empresa implica:

Una administración eficaz y eficiente.
Una responsabilidad a la confianza depositada, entendida ésta como la asignación y manejo adecuado de recursos.

Cumplimiento de la Ley: Debemos cumplir cabalmente con todas las leyes, normas y reglamentos vigentes que nos resultan aplicables.
Trato com los proveedores: se deberá evitar, por parte de quienes actúan dentro de la Empresa, el que se genere o mantenga una relación (sea personal o de negocios) con todos los proveedores y que pueda constituir un conflicto de intereses o incluso afectar en el juicio objetivo que deba emitirse.
Uso y Manejo de la Información: Se encuentra prohibida la divulgación no autorizada de información interna de la Empresa por cualquier medio salvo la requerida por las autoridades, y ésta sólo podrá ser facilitada por las áreas y personas autorizadas por cada Director.
Privacidad de la Información de quienes actúan dentro de la Empresa: La Empresa conserva únicamente aquellos datos de quienes actúan en la Empresa y que son indispensables por razones corporativas, legales o contractuales, y limita el acceso a dicha información sólo a personas autorizadas.
Privacidad de la Información de los Clientes y Proveedores Los tratos comerciales con los Clientes y Proveedores y la información acerca de sus operaciones y/o transacciones pasadas, presentes o futuras, sólo podrá ser utilizada por las personas autorizadas por el Director del Área.
Conflicto de Intereses: El conflicto de intereses surge de manera primaria cuando entran en juego los intereses de la Empresa, los personales y, en su caso, los de terceros. Existe un deber ético: el abstenernos de aceptar obsequios, gratificaciones o atenciones que puedan crear un compromiso o para que se desarrolle una determinada conducta para favorecer a un tercero en contra de las políticas e intereses de la Empresa. Nuestras relaciones externas se deben realizar de acuerdo con nuestras políticas y procedimientos, eliminando así cualquier situación que pueda tornarse en un conflicto de intereses. No se permite y se considera una actuación contraria al presente, el motivar la participación directa o indirecta, a través de cualquier relación jurídica del cónyuge, familiares por consanguinidad o por afinidad de quienes actúan en la Empresa, salvo autorización expresa de la Dirección General.
Información, data y procedimientos: Ningún miembro de la Empresa puede aprovechar para sí mismo o para beneficio de cualquier otra persona u organización, de los actos o actividades que se han desarrollado, se están desarrollando o se desarrollarán en lo futuro, con motivo de la operación de la Empresa, de las que se ha tomado conocimiento con motivo de las funciones asignadas. Asimismo, quienes actúan dentro de la Empresa deberán abstenerse de obtener, usar, copiar, modificar o difundir información reservada o confidencial, para la obtención de beneficios personales para sí o para terceros. La información, datos y Procedimientos que se consideran como Propiedad de la Empresa como documentos contenidos en los paquetes de software y en general en los sistemas y procesos generados y desarrollados por quienes actúan dentro de la Empresa son propiedad exclusiva de la misma y, por lo tanto, se considera información reservada y confidencial, por lo que, sobre de ésta existe un absoluto deber de reserva.
Responsabilidad en el Manejo de Bienes y Registros Relativos: El personal de nuestra Empresa que es responsable de elaborar reportes financieros, los deberá realizar con fidelidad y precisión. Debe evitarse cualquier acto u omisión, que dé como resultado la mala interpretación de la información financiera.
Bienes de la Empresa: Cualquier persona que tenga acceso, uso, facultad o autorización expresa de disposición sobre bienes de la Empresa, así como de sus registros, mercancía, efectivo, valores y material de uso restringido, es personalmente responsable de su custodia.
Normas Sobre Actividades Políticas: Los fondos de la Empresa no podrán ser utilizados personal o colectivamente para propósitos ajenos a los autorizados por la misma. Queda expresamente prohibido hacer cualquier tipo de proselitismo en los centros de trabajo y sus alrededores, tanto en horas de trabajo como fuera de la Empresa.
Políticas Sobre los Bienes de la Empresa: Los bienes de la Empresa no deberán ser usados para beneficio personal o con propósitos no autorizados, y son responsabilidad de quien los tiene a su cargo y quien los usa.
Sistemas de Cómputo: Los sistemas de cómputo son esenciales para la operación diaria de la Empresa. Resulta indispensable que el equipo, programas y sistemas, así como el acceso, procesamiento y almacenamiento de los datos, sean adecuadamente resguardados y utilizados de forma exclusiva para los propósitos autorizados. Tanto los sistemas y programas como el correo electrónico y el correo de voz, son bienes al servicio de la Empresa y sólo podrán ser utilizados para los fines y propósitos predeterminados por la misma. Ningún trabajador podrá instalar en sus computadoras programas no institucionales. No deberá hacerse ninguna modificación al software contratado, salvo la adaptación para el mejor desempeño de la Empresa, previamente autorizada por el Área de Sistemas. No se debe realizar desarrollo de sistemas o programas no autorizados. El desarrollo interno de equipos, sistemas y programas de computación, por parte de los empleados, para la planeación y ejecución de las actividades de la Empresa, son propiedad de la misma.
Conductas que Puedan Constituir Delito Patrimonial: Cualquier acto u omisión que pueda constituir delito patrimonial en contra de la Empresa, deberá ser reportado, identificado e investigado.
Política de inclusión, diversidad e igualdad de género: Brindamos las mismas oportunidades laborales e igualdad de condiciones independientemente de la etnia, orientación sexual, ideas religiosas, discapacidad, tipos de personalidad, formas de pensar, vulnerabilidad económica, etc.
Consumo de Bebidas Alcohólicas, Drogas y Enervantes: La Empresa prohíbe estrictamente a sus empleados el consumo, posesión, venta, intento de venta, transporte, distribución, o manufactura de drogas o de cualquier otra substancia controlada, sin importar la cantidad o la forma en que sea, mientras desarrollen actividades en horarios de trabajo y se encuentren dentro de las instalaciones, o de los vehículos de la Empresa.
Medio Ambiente: La Empresa está fuertemente comprometida con la protección y preservación del medio ambiente. Todos los empleados de la Empresa deberán cumplir con las disposiciones legales al respecto, sean locales, estatales o federales.
Amenazas y Violencia en el Lugar de Trabajo: La violencia física o las amenazas en el lugar de trabajo deben ser reportadas y atendidas de manera inmediata y conforme a los procedimientos respectivos. La Empresa prohíbe la posesión de cualquier tipo de arma en el lugar de trabajo.
Acoso de Cargo o Sexual: Bajo ninguna circunstancia un jefe(a) o mando superior que delega, podrá exigir a un subalterno(a) la ejecución de acciones ajenas para las cuales se le ha contratado; de ahí el que está prohibido ejercer cualquier clase de presión para obligar o incitar a un empleado a que ejecute un acto determinado que no corresponde con sus funciones y descripción del puesto. Está prohibido para cualquiera que actúa dentro de la Empresa, el acosar a cualquier otro que actúe dentro de la Empresa para la obtención de una relación personal.
Comité de Ética: Es el órgano designado por el Consejo de Administración de la Empresa encargado de: Establecer las políticas y lineamientos éticos y de conducta. Vigilara el debido cumplimiento del presente Código de Ética y de las políticas establecidas por el mismo. Sancionar las violaciones a las disposiciones referidas anteriormente en términos de los reglamentos interiores de trabajo correspondientes.

Decálogo

Mantener como guía en nuestro ser y actuar código de conducta.
Fomentar y aplicar nuestra responsabilidad social y ambiental.
Promover y respetar nuestros Valores y Principios Éticos Empresariales.
Procurar la satisfacción del Cliente con nuestros productos y servicios.
Mantener con nuestros proveedores una relación profesional y respetuosa, tomando decisiones basadas en los méritos del producto o servicio ofrecido.
Cuidar y aprovechar adecuadamente los bienes y recursos de nuestra Empresa.
Respetar las leyes, normales y reglamentos.
Evitar el establecimiento de relaciones que impliquen conflicto de intereses.
Resguardar la información confidencial de nuestros Clientes, Proveedores y Empleados.
Participar activamente para la difusión y el cumplimiento del Código de Ética.

POLÍTICAS DE CONTROL INTERNO Y EXTERNO

En Colombia Activa Eventos y Comunicaciones se gestiona el Control Interno para facilitar la sostenibilidad y el logro de los objetivos empresariales, generando confianza a los grupos de interés. Para tal fin, el Control Interno se evalúa, adapta y mejora permanentemente en correspondencia con las necesidades empresariales, los requerimientos normativos y las mejores prácticas asociadas”.

DEFINICIÓN:

El control interno es un conjunto de medidas y procedimientos que funcionan para mantener la compañía en dirección a sus objetivos y garantizar la confiabilidad de las operaciones. Es necesario tener un adecuado control interno, ya que gracias a este se pueden evitar fraudes, de esta manera se cuidan los intereses de la compañía. El sistema de control interno debe ser empleado por todas las empresas independientemente de su tamaño, estructura y naturaleza para responder a las necesidades de esta, con el fin de evaluar los riesgos inherentes e identificar los eventos que afectan los logros y así́ asegurar los resultados en las operaciones

NUESTRAS POLITICAS DE CONTROL INTERNO Y EXTERNO

Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional;
Proteger los recursos buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten;
Velar porque la empresa disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características, lo que en su conjunto permitirá aumentar la confianza.
Mejorar la eficiencia y eficacia en las operaciones de la Entidad, Para tal efecto, se entiende por eficacia la capacidad de alcanzar las metas y/o resultados propuestos; y por eficiencia la capacidad de producir el máximo de resultados con el mínimo de recursos, energía y tiempo.
Prevenir y mitigar la ocurrencia de fraudes, originados tanto al interior como al exterior de las organizaciones.
Realizar una gestión adecuada de los riesgos.
Aumentar la confiabilidad y oportunidad en la Información generada por la organización.
Dar un adecuado cumplimiento de la normatividad y regulaciones aplicables a la Empresa.

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL:

La Oficina de Control Interno deberá realizar evaluación del desempeño del Sistema de Control Interno (SCI) de la empresa, para así establecer la coherencia y pertinencia de la gestión operativa a cargo de cada frente de gestión, en la consecución de los objetivos estratégicos definidos, el uso eficiente de los recursos y el cumplimiento de la normatividad vigente y aplicable, mediante el desarrollo de auditorías internas a los procesos, evaluación de la gestión de los riesgos asociados y en consecuencia propiciando la generación de planes de mejoramiento continuo al interior de la empresa.
Complementariamente la Oficina de Control Interno con el apoyo de la Dirección general, desarrollaran actividades de sensibilización con los colaboradores, en aras de fortalecer la Cultura de Control.

POLÍTICAS Y PRÁCTICAS PARA EVITAR LA CORRUPCIÓN

En Colombia Activa, están completamente prohibidas las manifestaciones de corrupción que citamos a continuación, traducido en un compromiso general de tolerancia cero a la corrupción en elementos concretos y comprensibles.

El soborno de funcionarios públicos nacionales;
El soborno de funcionarios públicos extranjeros y funcionarios de organizaciones públicas internacionales;
El soborno en el sector privado;
La malversación en el sector privado;
El tráfico de influencias;
El abuso de funciones;
El enriquecimiento ilícito;
El blanqueo del producto del delito;
El encubrimiento del producto del delito; y
La obstrucción a la justicia.

Con alcance en todos los aspectos internos de la empresa.

POLÍTICAS PREVENCIÓN DEL FRAUDE Y EL LAVADO DE ACTIVOS

DECLARACIÓN DE COMPROMISOS

Establecer y mantener actualizado un Sistema de Control Interno (“SCI”) eficiente y efectivo, mediante la implementación de las mejores prácticas en esta materia.
Acatar y respetar la normativa aplicable a la empresa.
Asumir una posición de “Cero Tolerancia” al fraude, lavado de activos y financiación del terrorismo y a cualquier acto de corrupción, lo que conlleva la adopción de las medidas necesarias para poner en marcha los lineamientos para prevenir y combatir dichas conductas, tales como el diseño e implementación de programas de cumplimiento.
Promover una cultura de transparencia, que integre los diferentes sistemas de gestión de riesgos orientados a la identificación, detección, evaluación, mitigación, monitoreo, investigación, prevención y corrección de conductas relacionadas con el fraude, lavado de activos y financiación del terrorismo y la corrupción, así como el fortalecimiento del Sistema de Control Interno.
Disponer de un Canal Ético como medio oficial para recibir denuncias relacionadas con casos de fraude, lavado de activos, corrupción o cualquier otra conducta ilegal.
Adoptar medidas necesarias para evitar que ningún denunciante sea objeto de retaliaciones por haber reportado infracciones a la Política.

Cualquier reporte de situaciones irregulares, malas prácticas o fraudes puede enviarlo a nuestro correo info@colombiaactiva.co

Reforma del Código de Buen Gobierno: La declaración sobre políticas y compromisos de Buen Gobierno podrá ser reformada por iniciativa de la dirección o del Comité de Buen Gobierno.

Divulgación del Código de Buen Gobierno: El Código de Buen Gobierno una vez entre en vigencia será objeto de un proceso de divulgación y socialización a los grupos de interés y comunidad en general.

Vigencia del Código de Buen Gobierno: El Código de Buen Gobierno entrará en vigencia a partir de su aprobación.