Preguntas Frecuentes

Nuestro principal objetivo es asesorarlo con total transparencia. A continuación resolvemos las preguntas más comunes que nos formulamos a la hora de pensar en la realización de un evento.

 

Contratar organizadores profesionales de eventos incrementa los costos? 

A veces se cae en el error de pensar que al contratar a una empresa de eventos se está incrementando considerablemente el gasto. NO ES ASÍ.

Una empresa afianzada en el sector, con una agenda de proveedores de amplios servicios, con una medición de tiempos en cada área, con ideas nuevas, involucrados en la tecnología y en los últimos avances… no solo nos ayudan a reducir tiempos, sino que optimizan el presupuesto del proyecto al contar con precios más competitivos por el volumen de los negocios que se manejan! Son muchos los beneficios que se obtienen al contar con un profesional que te ayude en la organización de tu congreso o de tu evento.

¿Qué es lo primero que se debe tener en cuenta para la organización de un evento? 

Un evento requiere una amplia planificación, bajo un completo y organizado cronograma de actividades  ya que gran parte del trabajo suele realizarse muy cerca a la fecha de la celebración del evento. La organización debe funcionar como la maquinaria de un reloj para estar de acuerdo con el programa y el objetivo final. La planificación anticipada es la clave para que un evento sea todo un éxito.

¿Qué son los neuroeventos?

Son eventos planeados en función de conseguir una mayor efectividad, a través de la atención, la emoción y la recordación. Dando una configuración sensitiva mediante una audaz combinación de recursos técnicos y humanos.

¿Porqué es importante establecer una temática? 

Es en la temática y en el objetivo en el que se basará la organización, la programación, el enfoque y los canales de marketing del evento para comunicar e impactar con claridad a los invitados y/o participantes.

¿Qué se debe tener en cuenta al momento de elegir el Venue? 

La selección de un lugar depende considerablemente del tema y la envergadura del evento. Por lo general se determina a partir del número de participantes, las actividades realizadas durante el evento, y si hay espacio adicional disponible con fines de exposición. Es importante comprobar su idoneidad, nivel de servicios, ambiente y precios antes de tomar una decisión.

¿Cómo crear una magnifica agenda? 

Es importante crear un programa al que merezca la pena asistir. La agenda debe centrarse en una única temática y no abrumar a los asistentes.

Tenga en cuenta los siguientes aspectos cuando establezca las fechas y las horas de su evento:

1  Los asistentes prefieren programas de mañana para los seminarios.

2  Los asistentes prefieren eventos de agradecimiento inmediatamente después del trabajo.

3  Los martes y los jueves son los días predilectos para celebrar eventos.

4  Si fuera posible, evite celebrar eventos los viernes.

5  Evite programar eventos en vacaciones y en vísperas de vacaciones.

6  Tenga muy presente los requisitos de viaje de los asistentes del evento.

Otras cuestiones importantes: fórjese una reputación por comenzar y finalizar con puntualidad.

¿Qué se debe tener en cuenta para la convocatoria? 

Las reuniones exitosas cuentan con una temática específica y un público objetivo de dicho mensaje. Es importante realizar una lista de invitados que incluya asistentes adecuados, incluso si se clasifican en orden de importancia. Uno de los aspectos principales para lograr un éxito de asistencia a su evento es invitar a los posibles asistentes con antelación, y recordarles el evento incluso si han confirmado su asistencia. Es importante suscitar interés en torno al evento. Las invitaciones impresas tradicionales son adecuadas, y hoy en día suele ser aceptable confiar en la tecnología para enviar las invitaciones.

1  Construya y verifique la base de datos de los invitados.

2  Mencione el evento a los invitados antes de enviar las invitaciones.

3  Envíe con antelación un mensaje de “reserve la fecha” en el proceso de planificación (en papel o en formato electrónico).

4  Envíe una invitación detallada, en la que se incluya los puntos destacados de la agenda (en papel o en formato electrónico).

5  Vuelva a enviar la invitación detallada con una nota personalizada (en formato electrónico).

6  Llame a los invitados e invíteles formal y personalmente al evento.

¿Cuales son los requerimientos mínimos de marketing y publicidad? 

El marketing del evento es la tarea más importante y, con frecuencia, la más desafiante en la organización de eventos, y suele considerarse como el factor más importante del éxito de un evento. De todos modos, si el presupuesto es un problema, el envío masivo de mensajes de correo electrónico se ha convertido en uno de los métodos más rentables para llegar a grandes audiencias. Sin embargo dependiendo de la naturaleza, presupuesto y objeto del evento, se debera partir de la conceptualización de mensajes y la creación de una pagina web.

Se debe tener en cuenta:

▪   Crear las invitaciones virtuales y físicas

▪   Imprimir la agenda y otros materiales

▪   Garantizar regalos/sorteos para los asistentes

▪   Crear identificaciones

▪   Material para la decoración y escenografias

¿Que se debe tener en cuenta con relación a la organización y el montaje del evento? 

Es necesario tener preparada una lista de chequeo con todo lo necesario, y trasladarlo al lugar del evento al menos un día antes de su celebración y desarrollar de forma coordinada todo el montaje de objetos y equipos relacionados con la implementación del salón, decoración, escenografía, sonido, luces y video.